Onnistunut projekti – projektijohtamisen ja suunnittelun käsikirja (2002)
Monica Lööw
Kirjapisteet: 1
Essee käsittelee teosta Onnistunut projekti – projektijohtamisen ja suunnittelun käsikirja. Teoksen on kirjoittanut Monica Lööw ja julkaistu vuonna 2002.
Teos on jaettu kolmeen osaan ja käsittelee johtamisen näkökulmaa projektijohtamisessa ja antaa vinkkejä aloittamisesta lopettamiseen ja siihen mitä kaikkea tulee ottaa huomioon projektin eri vaiheissa. Siinä edetään vaihe vaiheelta alku suunnittelusta jälkiseurantaan. Teoksessa käydään myös läpi hyvänjohtajan tunnusmerkkejä ja se antaa vinkkejä hyvään johtamiseen.
Projektin olisi hyvä sisältää monenlaista osaamista, sekä monenlaisia persoonia. Voin samaistua tähän Y-akatemian kautta; mitä rikkaampi henkinen pääoma, sen parempi. Projekti ei etene, jos jäsenillä ei ole toisilleen jaettavaksi uusia näkökulmia, ideoita ja ratkaisuja.
Arvioi tarvittava jäsenmäärä projektin laajuuden mukaan. Suurten projektien vastuu olisi hyvä jakaa niin moneen osaan, kuin tarvitsee. Paino kevenee, kun sen jakaa useamman kanssa.
Tavanomainen projektiorganisaatio koostuu ohjausryhmästä, joka päättää projektinkokonaistavoitteista, määrittää puitteet ja lähtökohdat. Se laatii selkeän projektiehdotuksen. Seuraavaksi valitaan projektipäälliköt ja heille tukiryhmä ja projektiryhmä. Projektin laajuudesta riippuen projektiryhmistä luodaan tarvittava määrä työryhmiä.
Projektipäälliköltä tarvitaan kykyä innostaa projektiryhmänjäseniä, suunnitella ja johtaa projektia, jolloin edetään aikataulujen puitteissa. Projektipäällikön valintaa on harkittava tarkkaan, jotta valitaan oikea ihminen oikealle paikalle. ’’ Väärä ihminen oikealla paikalla on yhtä suuri virhe, kuin oikea ihminen väärällä paikalla’’, muotoili Monica Lööw. Talon sisältä rekrytointi on yleisintä ja varminta. On aina riskinsä ottaa ulkopuolelta henkilö, joka ei tunne talon toimintatapoja tai henkilöitä.
Jäsentele projekti huolella. Ennen projektin käynnistystä ja toteutusta tarvitaan projekti-idea. Sen jälkeen projektiehdotus, esiselvitys ja luoda suunnitelma. Käynnistämisen jälkeen projekti päätetään, laaditaan loppuraportti ja aloitetaan jälkiseuranta.
Projektia aloitettaessa tulee olla tilaaja, kenelle projekti tehdään. Asetetaan projektin aloitus ja lopetuspäivät sekä rajataan projektin laajuus. Mietitään mikä on projektin tavoite. Harjoita dokumentointia koko projektin ajan ja tallenna kaikki projektiin liittyvät dokumentit. Määritä saavutettavat välitavoitteet ja laadi projektista kuvaus. On tärkeää, että projektilla on tarkistuspisteitä, joiden avulla seurataan projektin etenemistä aikataulun mukaisesti. Laadi toimenpidesuunnitelma, josta näkyy, milloin kenenkin tulee tehdä mitäkin sekä jaa työ ja vastuu osallistujien kesken.
Projekteja on ulkoisia ja sisäisiä. Ulkoisissa toimeksiantaja asettaa tavoitteet ja sisäisissä tavoitteiden asettaminen on osa projektia, joita voidaan muokata projektin edetessä.
Suunnittele projekti huolella ja ota huomioon mahdollisimman hyvin kaikki projektin etenemiseen vaikuttavat tekijät. Monica Lööw:in sanoja lainaten ’’jos epäonnistut suunnittelussa, suunnittelet epäonnistuvasi.’’