- Onnistu projektissa
- 19.5.19
- Esseen kirjoittaja: Tuukka Pennanen
- Kirjapisteet: 1
- Kirja: Onnistu projektissa
- Kirjan kirjoittaja: Sami Kettunen
- Kategoria (YPK) ja opintojakso: Johtaminen
Projektiluontoinen työnteko yleistyy ja on hyvä tietää projektien perusrunko ja projektipäällikön työnkuva. Mitä tehtäviä projektipäällikölle kuuluu? Miten projektiryhmä kannattaa valita? Mikä on projektisuunnitelma? Näihin kysymyksiin etsin vastauksia ensimmäistä projektipäällikön tehtävää aloittaessani, ja suurimpaan osaan löysin yleispätevät vastaukset.
Projektisuunnitelma
Projektia käynnistettäessä tulee tehdä projektisuunnitelma projektipäällikön johdolla ja mukana kannattaa olla koko projektitiimi, jotta se sitoutuu projektiin ja tavoitteisiin vahvemmin. Projektisuunnitelma kulkee koko projektin ajan mukana ja muokkaantuu muutosten myötä, suunnitelmaa tulee siis päivittää säännöllisesti. Selkeät tavoitteet ja huolellisesti tehty suunnittelu johtavat yleensä onnistuneeseen projektiin. Projektipäällikön tulee huolehtia projektisuunnitelman laatimisesta. Projektisuunnitelman laatimiselle on aina jokin lähtökohta, jokin projektiin korostuvasti vaikuttava asia. Suunnitelman lähtökohtia voivat olla aikataulu, tavoite, toimintatapa, budjetti tai tekijät. Projektisuunnitelman runko voi olla esimerkiksi seuraava, jota voi käyttää isoissa projekteissa:
- Tiivistelmä
- Johdanto ja lähtökohdat
- Tavoite
- Projektiorganisaatio
- Työsuunnitelma ja resurssit
- Rajaukset
- Aikataulu
- Kustannusarvio
- Muutosten hallinta
- Riskit ja niiden hallinta
- Viestintä ja dokumentointi
- Projektin tulosten luovuttaminen
- Projektin päättäminen
Käytännössä kokeiltuna ensimmäinen projektisuunnitelma antoi hyvän pohjan projektin aloittamiselle. Kun suunnitelma oli ensimmäisessä projektissa käytössä, olisi sitä pitänyt muokata ahkerammin muutosten tahdissa. Myös suunnitelman lähtökohtia tulisi pohtia syvällisemmin, koska niihin perehtyminen helpottaa selvästi projektin suunnittelua. Projektisuunnitelman luominen yhdessä projektitiimin kanssa toimii ja lisää kaikkien ymmärrystä projektin sisällöstä ja tavoitteista, myös sisäinen motivaatio työnteon suhteen kasvaa kun kaikki pääsevät vaikuttamaan jo suunnitteluvaiheessa.
Projektipäällikön tehtävät
Projektipäällikkö vastaa projektin valmistumisesta ajallaan, siitä että rahasalkku ei tyhjene ennen aikaisesti eli pysytään budjetissa ja että lopputulos on tavoitteen mukainen. Tiimiyrittäjyydessä projektipäällikölle tärkeää on tehtävien jakaminen ja delegointi, vastuun jakaminen sopivasti ja tiimin jäsenten vahvuuksien hyödyntäminen. Projektipäällikön tehtäviin kuuluu suunnittelun ja toiminnan organisointi siten, että työ on mahdollisimman tehokasta ja toimivaa. Varmasti yksi tärkeimmistä tehtävistä projektipäällikölle on koko projektin käynnistäminen ja työn ja siihen kuuluvan vastuun jakaminen. Projektin määrätietoinen johtaminen ja rohkea päätöksen teko vie projektia jouhevasti eteenpäin ja tempaa projektitiimiläiset sitoutumaan tekemiseen. Rehellisyys ja avoimuus projektitiimissä lisäävät luottamusta ja parantavat tuloksia. Selkeä tavoite helpottaa motivoitumista ja selkeyttää työnmerkitystä. Tasavertaisuus on yksi hyvän esimiehen ominaisuuksista ja sen tulee näkyä projektityöskentelyssä. Kun projektipäällikkö vaatii tiimin jäsenilta raportointia työnvaiheista ja mahdollisista ongelmista, pysyy hän hyvin kartalla projektin etenemisestä. Esimerkiksi aamu- tai viikkopalaverit toimivat raportoinnissa kirjallisten raporttien lisäksi. Järjellä johtaminen toimii projekteissa!
Projektin luonteesta ja projektitiimistä riippuen projektipäällikkö voi käyttää erilaisia johtamistapoja, joista kolme yleisintä on käskyttävä johtaminen, keskusteleva johtaminen ja vastuuttava johtaminen. Käskyttävässä johtamistyylissä projektipäällikkö jakaa työtehtävät ja tiimin jäsenet toteuttavat ne. Keskustelevassa johtamisessa asioista keskustellaan ja päätetään yhdessä projektitiimin kanssa. Vastuuttavassa johtamistavassa projektipäällikkö jakaa suoritusvastuut tiimin jäsenille, jolloin tiimin jäsenet voivat itse päättää menetelmät tehtävän tekemiseen. Projektipäällikölle tärkeitä ominaisuuksia ovat samat kuin kenellä tahansa esimiehellä, päämäärätietoisuus, täsmällisyys, vahva itsetunto, rohkeus kohdata epäonnistumista, suurien kokonaisuuksien hallitseminen ja itsensä johtaminen. Käytännössä erityisesti delegointi ja vastuunjako ovat osoittautuneet tärkeimmiksi projektipäällikön tehtävistä. Tasapuolinen tiimin jäsenten huomioon ottaminen ja heidän mielipiteiden kuunteleminen ovat vaikuttaneet positiivisesti tiimin toimintaan.
Projektiryhmän valinta
Projektitiimiä ei voi aina valita, mutta yksilöiden vahvuuksia voi hyödyntää erilaisissa tehtävissä. Kun yksilön erityinen ammattitaito hyödynnetään ns. asiantuntijatehtävässä, hyötyy siitä koko projektitiimi ja yksilön ammatti-identiteetti ja tarpeellisuuden tunne kasvavat, josta seuraa parhaimmillaan kohonnut työinto ja huipputulokset. Mitä paremmin tiimin jäsenet tuntee, sitä paremmin heidän vahvuudet voi hyödyntää. Vahvuuksien hyödyntämisen lisäksi ammattitaitoinen projektipäällikkö pyrkii kehittämään tiimin jäsenten heikkouksia antamalla heille myös sellaisia tehtäviä joissa he kaipaavat kehitystä. On projektipäällikön viisautta valita tiimiin mukaan itseään viisaampia ihmisiä, koska miksi palkata tyhmempiä jos haluaa huipputuloksia! Johtajalta on siis tärkeää oman egon syrjään laittaminen ja kohdata itseään viisaampia ihmisiä päästäkseen hyviin tuloksiin. Varsinkin tiimiyrittäjyydessä ja tiimioppimisessa oppimista tapahtuu projektipäälliköltä muulle tiimille ja toisinpäin.